2．報价：業務部及時回复客人查詢，确定貨物品名，型號，生產厂家，數量，交貨期，付款方式，包裝規格及柜型等，peroforma Invoice 給客戶做正式報价﹛

3．得到訂單：經過洽談，收到客戶正式的訂單perchase Order﹛

4．下生產訂單：得到客人的訂單确認后，給工厂下訂單，安排生產計划﹛

5．業務審批：業務部收到訂單后，首先做出業務審核表﹛按﹛出口合同審核表﹛的項目如實填寫，盡可能將各种預計費用都列明﹛合同審批需附上客人訂單傳真件，与工厂的收購合同﹛審核表要由業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核后才能執行﹛如金額較大的，或有預付款和佣金等條款的，要經公司總經理審批才行﹛合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進﹛

6．下達生產通知：業務部在确定交貨期后，滿足下列情況可下達生產通知, 通知工厂按時生產：

6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月确認L/C已經收到，收到L/C后應業務員和單証員分別審查信用証，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改証﹛

6.2：如果是T/T付款的客戶，要确認定金已經到賬﹛

6.3：如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經理确認﹛

7． 驗貨：

7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨﹛

7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計划部﹛

7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前与驗貨公司聯系，預約驗貨時間，确保在交貨期前安排好時間﹛确定后將驗貨時間通知工厂﹛

8．制備基本文件﹛工厂提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件（應由業務跟單員制作，交給單証員）﹛

9．商檢：如果是國家法定商檢產品，在給工厂下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發票等商檢所需資料﹛而且要告訴工厂將來產品的出口口岸，便于工厂辦理商檢﹛應在發貨一周之前拿到商檢換証憑單/條﹛

10． 租船訂倉：

10.1．如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司﹛應盡早与貨代聯系，告知發貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q确認工厂的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期﹛應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知（ING ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙﹛

10.2．如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運价，開船口岸等﹛經比較，選擇价格优惠，信譽好，船期合适的船公司，并告訴業務員通告給客人﹛如客人不同意時要另選客人認可的船公司﹛開船前兩周書面定倉，程序同上﹛

10.3．如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位﹛拿到入倉紙時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等內容﹛

10.4．向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數量，目的港等內容，以避免差錯﹛

11． 安排拖柜：

11.1．貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜﹛拖車公司應選擇安全可

靠，价格合理的公司簽定協議長期合作，以确保安全及准時﹛要給拖車公司傳真以下資料：定倉确認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數量，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等﹛如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到﹛并要求回傳一份上柜資料，列明柜號﹛車牌號﹛司机及聯系電話等

11.2．傳真一份裝車資料給工厂，列明上柜時間﹛柜型﹛訂倉號﹛訂單號﹛車牌號以及司机聯系電話﹛

11.3．要求工厂在貨柜离開工厂后盡快傳真一份裝貨通知給業務部，列明貨柜离厂時間﹛實際裝貨數量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料﹛要求工厂裝柜后一定要記住上封條﹛

12．委托報關：在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單﹛通常要給報關留出兩天時間（船截關前）﹛委托報關時，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車公司，柜型及數量，本公司的聯系人和電話等﹛

13． 獲得運輸文件：

13.1． 最遲在開船后兩天內，要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理﹛補料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正确的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船証明等﹛

13.2． 督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單﹛仔細核對樣本無誤后，向船公司書面确認提單內容﹛如果提單需客人确認的，要先傳真提單樣板給客人，得到确認后再要求船公司出正本﹛

13.3． 及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件﹛支付運費應做登記﹛

14． 准備其他文件

14.1．商業發票：L/C 要求提供的文件中，對商業發票要求最嚴格﹛發票的日期要确定在開証日之后，交貨期之前﹛發票中的貨物描述要与L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正确無誤﹛L/C上對發票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭﹛如果發票需辦理對方大使館認証，一般要提前20天辦理﹛

14.2．FORMA原產地証書：FORM A 原產地証要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦﹛需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發票日期之后﹛未能在發貨之前辦理的，要辦理后發証書，需提供報關單，提單等文件﹛經香港轉運的貨物，FORM A証書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，証明未在港對貨物進行再加工﹛

14.3．一般原產地証：一般原產地証可在中國貿易促進會辦理，要求低一些﹛可在發貨之后不太長的時間內補辦﹛如果原產地証書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理﹛

14.4．裝運通知：一般是要求在開船后几天之內，要通知客人發貨的細節，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等﹛有時L/C要求提供發送証明，如傳真報告書，發函底單等，注意按客人要求的時間內辦理﹛

14.5．裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況﹛要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，淨重，外箱尺寸﹛按外箱尺寸計算出來的總体積要与標明的總体積相符﹛要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找﹛裝箱單的重量，体積要于提單相符﹛

15．交單：

15.1．采用L/C收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單証，并嚴格審單，确保沒有錯誤，才交銀行議付﹛

15.2．采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，确認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人﹛

15.3．如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜﹛拿到提單后可立即寄正本提單給客人﹛

16．業務登記：每單出口業務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統計等﹛

17．文件存檔：所有的文件﹛L/C和議付文件必須留存一整套以備查用﹛